A primeira reunião de pais do ano é um momento importante para estabelecer uma boa relação entre funcionários, professores e responsáveis, e principalmente para aproximar pais de alunos recém-chegados. Para alcançar tal objetivo, é preciso planejar o evento com antecedência e pensar em todos detalhes que podem tornar a experiência mais agradável para os participantes. Pensando em te auxiliar, nós separamos algumas dicas de atitudes importantes nesses momentos.

1) Aprenda com as experiências dos anos anteriores

A equipe pedagógica pode utilizar as experiências adquiridas em outros inícios de anos letivos para criar o planejamento do período corrente. Veja o histórico da escola e escolha os dias da semana e horários que já tiveram maior adesão. Baseie-se também em dinâmicas que funcionaram bem em outros encontros. Isso não significa que é necessário produzir um roteiro fixo - afinal, pais que já estão há algum tempo no colégio podem se incomodar com a sequência de reuniões totalmente iguais.

2) Avise com antecedência

Para que os pais consigam reservar o horário em suas agendas, é essencial que a escola informe a data da reunião com antecedência. O agendamento pode ser feito até mesmo antes do início das aulas, com o disparo de e-mails para a base de contatos dos responsáveis pelos alunos. Na semana anterior ao encontro, a direção pode enviar um lembrete impresso em papel para relembrar o compromisso. Também é importante que o aviso contenha o tempo de duração e os temas que serão tratados na reunião, para que assim os pais saibam exatamente o que esperar no dia.

3) Crie um ambiente confortável

É fundamental que a coordenação se planeje para oferecer um ambiente confortável para recepcionar e acomodar os pais e responsáveis; é possível que alguns deles só tenham tido contato com a escola no dia da matrícula. Coloque alguém para recebê-los e levá-los até a sala da reunião, para que assim não tenham a necessidade de andar pelos corredores procurando o lugar correto. Ofereça água gelada, café, suco e qualquer outro lanchinho. Além disso, se a sala for muito pequena, considere a possibilidade de dividir os participantes em horários diferentes.

4) Apresente todas as equipes

A primeira reunião do ano não precisa focar em conversar sobre o desempenho da turma - afinal, o período letivo ainda está no início-, mas sim em apresentar a escola para os pais. Portanto, é fundamental que pelo menos um representante de cada equipe - coordenadores, professores, time de limpeza, segurança, por exemplo - sejam devidamente apresentados pelo nome, tempo de experiência e função no colégio. Entenda que os responsáveis precisam conhecer bem as pessoas que convivem com o seu filho para criar uma relação de parceria e de confiança com a escola.

5) Mostre a estrutura da escola

Além de nomear os funcionários e suas funções no ambiente escolar, é importante que a escola apresente a sua estrutura física. Mesmo que os pais já tenham caminhado pelos corredores no dia da matrícula, é preciso mostrar novamente as bibliotecas, as salas de aula, as quadras poliesportivas e os locais de estudo. Caso a coordenação não queira levar o grupo de responsáveis para uma “excursão” dentro do colégio, exiba as dependências da instituição através de fotos e vídeos, principalmente com exemplos de registros de eventos e atividades extracurriculares realizadas pela escola.

6) Apresente a proposta pedagógica

A primeira reunião de pais também deve ser utilizada para apresentar a proposta pedagógica da escola para os pais. Por mais que alguns deles já estejam acostumados com a escola, a estrutura de estudos pode mudar bastante de um ano para o outro, principalmente se o aluno passar do ensino fundamental para o médio, por exemplo. É muito importante explicar as regras de convivência no espaço escolar, horários de saída e de entrada, comportamentos não permitidos e também os métodos de avaliação. Além disso, se possível, ofereça um cronograma completo do ano, com as datas das reuniões, dos eventos e das atividades extracurriculares que irão ocorrer. Assim, os pais e responsáveis conseguem se organizar com uma certa antecedência e participar ativamente da comunidade escolar.

7) Planeje uma reunião interativa

Ainda que a escola tenha uma série de informações para transmitir para os pais, a primeira reunião do ano não deve se transformar apenas em uma explanação. Monte o roteiro do encontro de maneira que incentive os pais a participar, fazendo perguntas e tecendo comentários entre si. Além disso, mude a abordagem do discurso e aposte em vídeos, dinâmicas de grupos e outros métodos interativos que mantenham a atenção dos responsáveis durante a maior parte do tempo.

8) Não demore muito

Procure não trazer uma série de temas diferentes para a reunião, o que pode estendê-la por horas e tirar o foco do que importa no momento. Lembre-se de que você terá mais oportunidades para entrar em detalhes sobre outros assuntos, como o desempenho dos estudantes nas aulas. Monte o roteiro da apresentação de modo que o primeiro encontro do ano seja o menos denso possível e sirva para iniciar um bom relacionamento entre a escola e os responsáveis pelos alunos.

Os temas abordados na reunião, bem como a proposta pedagógica e o calendário escolar, podem ser organizados e enviados na forma de comunicados aos pais. Com isso, o objetivo é que, mesmo aqueles que não puderam participar no dia, estejam a par dos principais assuntos tratados pela coordenação.

Veja outras dicas que irão ajudar na gestão da sua escola:

Dinâmicas para promover o desenvolvimento da cidadania na escola

Como lidar com alunos diagnosticados com déficit de atenção

Como lidar com alunos em recuperação?

Aqui estudar é poder!

O COC se preocupa com o desenvolvimento dos alunos e o crescimento da sua unidade. Aqui estudar é poder realizar! Acompanhe as notícias em nosso blog e veja os recursos que o sistema COC de ensino pode levar para o seu colégio. Saiba mais aqui!